Bilindiği üzere, şirket kuruluşları, sözleşmelerin MERNİS  üzerinden hazırlanıp, Sicil Müdürlüğünün öngördüğü değişiklik yoksa kurucu ortaklar – hissedarların Notere giderek sözleşmeyi ve İmza Beyannamesini Noter huzurunda imzalamaları ve akabinde tescil işlemlerinin yapılması ile tamamlanmakta idi.

Ancak, Gümrük ve Ticaret Bakanlığı, şirket kuruluş işlemlerinin ve maliyetlerinin azaltılmasına dönük eylem planı çalışmalarının bir sonucu olarak bu konuya ilişkin olarak yeni bir düzenleme yaptı. Söz konusu düzenleme, 06.12.2016 tarih ve 29910 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan Şirket Kuruluş Sözleşmesinin Ticaret Sicili Müdürlüklerinde İmzalanması Hakkında Tebliğ ile yapıldı.

Söz konusu düzenlemenin incelenmesinden de fark edileceği üzere, yapılan düzenleme;

- Şirket kuruluş maliyetlerini azaltması,

- Şirket kuruluş işlem sayısını ve ilgili kurum sayısını azaltması ve buna paralel olarak işlem hızını artırması

yönleriyle son derece olumlu ve yerinde olmuştur. Yapılan bu düzenleme ile, bir anlamda noterler, şirket kuruluş işlemlerinde devre dışı bırakılmıştır. Kişisel görüşümüze göre, noterler, bu düzenleme sonucunda önemli bir iş ve gelir kaybı ile karşı karşıya kalacaklardır.

Yapılan Düzenleme

Gümrük ve Ticaret Bakanlığı 06.12.2016 tarih 29910 sayılı Resmi Gazetede yayınladığı Şirket Kuruluş Sözleşmesinin Ticaret Sicili Müdürlüklerinde İmzalanması Hakkında Tebliğ ile,şirket kuruluş sözleşmelerinin Ticaret Sicil Müdürü veya görevlendirdiği Müdür Yardımcısı huzurunda imzalanması ve aynı anda yine İmza Beyannamesinin hazırlanarak kurucular tarafından imzalanarak tescil işlemlerinin yapılmasına imkan tanımış, kuruluş aşamasında sözleşmenin Ticaret Sicili Müdürü huzurunda imzalanmasına ve imza beyannamesinin Ticaret Sicili Müdürlüklerinde düzenlenmesine ilişkin usul ve esasları belirlemiştir.

Yapılan düzenlemenin, işlemlerin bir yerden yürütülmesi açısından çok faydalı olacağı şüphesizdir. Hazırlanan sözleşmeler de tenkid-e mucip bir hususun bulunması halinde, yine aynı şekilde düzeltme beyanı verilerek gerekli işlemlerin yapılması sağlanacaktır.

Peki Uygulama Nasıl Olacak – Getirilen Yenilikler Neler ?

- Şirket sözleşmesi MERSİS’te hazırlanacaktır.

- Kurucular, sözleşmenin imzalanması için şirketin kurulacağı yer Ticaret Sicili Müdürlüğü'nde hazır bulunacaklar, sözleşmeler müdürlükte bizzat kendileri veya temsilcileri tarafından imzalanacaktır. Ancak, kurucu veya temsilcinin, okur-yazar olmaması, Türkçe bilmemesi, işitme, konuşma veya görme engelli olması halinde sözleşmeler noter huzurunda imzalanacaktır.

- Kurucu Türk vatandaşı ise geçerli kimlik kartı, pasaport veya sürücü belgesi ibraz edilecektir. Kurucu yabancı uyruklu ise başvuruda geçerli pasaport ibraz edilecektir. Kurucu adına imza atacak temsilciler, sıfat ve yetkileri ile işlemi yapmaya izinli olduklarını gösterir belge ibraz etmekle yükümlüdür. Ayrıca bu kişiler, geçerli kimlik belgelerini de ibraz edeceklerdir.

- Kurucu adına imza atacak kişinin vekil olması halinde vekâletname düzenlemeye yetkili makam veya noterlerce onanmış vekâletnamenin aslı ibraz edilecektir. Kurucu adına imza atacak kişinin vasi veya kayyım olması halinde konuya ilişkin mahkeme kararının aslı veya onaylı sureti ibraz edilecektir.

-  İbraz edilen belgeler, Müdür tarafından doğruluğu kontrol edilecektir.

- Sözleşmenin imzalanmasından önce kurucu veya temsilciler, iradesini serbestçe ve kendi isteğine uygun olarak beyan edeceklerdir.

- Müdür, kurucunun ayırt etme gücüne ilişkin yaşlılık, hastalık veya dış görünüş nedeniyle şüpheye düşerse veya ihbar ve şikâyet varsa başvuru reddedebilecektir.

- Doğrulama işlemlerinin ardından, sözleşmenin Sicil Müdürlüğü tarafından MERSİS’ten alınacak nüshası kurucular veya temsilciler tarafından müdür huzurunda imzalanacaktır. İmzalanan sözleşme nüshalarının her sayfası, müdür tarafından imzalanarak mühürlenecektir.

- Sözleşmenin imzalanması ve mühürlenmesinden sonra sözleşmede herhangi bir değişiklik olması halinde, ilgililerden sözleşme nüshası adedince düzeltme beyanı alınacaktır. Düzeltme beyanı, sözleşme nüshalarının arkasına eklenecektir.

- İmzalanan ve mühürlenen sözleşmenin bir nüshası Sicil Müdürlüğünce alınacak ve şirketin tescil başvurusu ile birleştirilerek dosyasında saklanacaktır. Kalan sözleşme nüshaları ilgililere teslim edilecektir.

- Sicil Müdürlüğünde imzalanan sözleşmenin onay tarihinden itibaren üç ay içinde tescili için başvuruda bulunulmaması halinde, sözleşmede imzası bulunanların şirket kurma iradelerinin devam ettiğine dair beyanda bulunmaları gerekir. Kurucuların bu beyanı, sözleşme nüshalarının arkasına eklenecektir.

- Şirket kuruluş ve ticari işletme açılışı işlemlerinde Sicil Müdürlüklerine ibrazı zorunlu olan imza beyannameleri, Sicil Müdürlüğü tarafından düzenlenebilir. İmza beyannameleri, gerçek kişi tacir ile tüzel kişi tacir adına imza atmaya yetkili kişinin, ticaret unvanı ve bunun altına atacağı imzayı içeren belgedir. 

- İmza beyannamesi düzenlenen kişilerin kimlik bilgileri doğrulandıktan sonra imza beyannamesi hazırlanarak, Sicil Müdürü'nün huzurunda imzalatılacaktır. Daha sonra, imza onayı belgesi hazırlanarak Sicil Müdürü tarafından imzalanacaktır. Söz konusu onay belgesi beyanname ile birlikte mühürlenerek, beyannamenin arkasına eklenecektir. Beyanname müdürlükçe saklanmak üzere teslim alınacak ve tescil başvuru belgeleriyle birleştirilerek dosyasında saklanacaktır.

- Sicil müdürü, bu işlemlerin yerine getirilmesi için sicil müdür yardımcılarını görevlendirebilir. Bu takdirde, söz konusu işlemler görevlendirilen müdür yardımcısı tarafından yerine getirilecektir. Sicil Müdürü gerekli gördüğü takdirde, birden fazla müdür yardımcısı da görevlendirebilir.

Yapılan Düzenlemenin Olumsuz Tek Tarafı

Tebliğde yapılan açıklamalara göre, Ticaret Sicil Müdürlükleri, kuruluş sözleşmesinin imzalanması, düzeltme beyanı, irade beyanı, imza beyannamesi ve sözleşmenin tescili işlemlerinden Ticaret Sicili Hizmet Bedeli adı altında bir ücret alacaklar. Alınacak hizmet bedeli, asgari ücretin yüzde onundan fazla olamayacaktır. Söz konusu işlemlerin birlikte veya ayrı ayrı yapılmasına bakılmaksızın bu hizmetler için tek hizmet bedeli alınacaktır. Ticaret Sicili Hizmet Bedeli, getirilen düzenlemenin tek olumsuz tarafıdır. Yalnız burada, hizmet bedelinin, asgari ücretin net tutarı mı yoksa brüt tutarı mı üzerinden hesaplanacağı konusu ivedilikle açıklığa kavuşturulmalıdır.

Öte yandan, kurucu ortakların sicil müdürlüklerinde verilen randevu saatlerinde hazır bulunmalarının sağlanması Meslek Mensuplarını oldukça sıkıntıya düşürecektir. Bu sebeple, kurucu ortaklardan tescile gidemeyecek olanların yine NOTER'e gidip vekalet vermeleri gerekecektir. Ayrıca, yapılan düzenleme iş yükü çok fazla olan Sicil Müdürlüklerinin iş yükünü daha da arttıracağından, yeterli personel ihtiyacının sağlanması takviye edilmesi gerekecektir.

Saygılarımızla,