4.9 HİLE NASIL ÖNLENİR?
Hilede kazanan hiçbir taraf yoktur. Sadece hile yapan kişi bir süreliğine yüksek hayat standardına sahip olabilir? Hilenin önlenmesi işletmelere büyük kazanç sağlayacaktır. Hile olmadığında soruşturma maliyetleri de olmayacaktır. İşyeri karalanmayacak ve işyeri mensuplarının moralleri bozulmayacaktır.
4.10 Tüm Çalışanlar Dürüst Mü?
Kabul edebileceğimizden daha çok sayıda insan hile yapmaya eğilimlidir. Ayrıca, doğruluğun azaldığı, kontrollerin seyrek olduğu ya da yüksek baskı hissedilen ortamlarda kişilerin daha az dürüst davrandıkları görülmektedir.
İşletmelerin iki alternatif arasından seçim yapmaları gerekmektedir. Bunlar, düşük hile ortamı ya da yüksek hile ortamı yaratmaktır.
4.11 Yardım, Dürüstlük ve Açıklık Kültürü Nasıl Yaratılır?
Bu tür bir kültürün oluşturulmasında dört faktör önem taşımaktadır:[1]
Dürüst kişilerin işe alınması ve bu kişilerin hileden sakınacak şekilde eğitilmesi.
Pozitif iş ortamının yaratılması.
İyi anlaşılan ve benimsenen kuralların ya da ahlak kurallarının oluşturulması.
Çalışan yardım programları (EAPs- Employee Assistance Programmes) [2]oluşturulması.
4.12 Çalışanlara Hileye Karşı Bilinçli Olma Eğitimi Verilmelidir
Araştırmalara göre, Amerika’lıların yaklaşık %31’i hile yapan, %30’u duruma göre hile yapan, %40’ı da hiçbir durumda hile yapmayan yapıdadır. Ayrıca yine araştırmalara göre, hilelerin %25’i şirkete üç yıl ya da daha az süredir çalışan personel tarafından yapılmaktadır. Kumar, uyuşturucu, finansal konularda suç işlemiş olan kişiler işe alınmamalı, işe alınsalar bile özgeçmişlerindeki olumsuz her türlü bilgiye sahip olunmalıdır.
Şirketler çalışanlarını en iyi şekilde ön elemeden geçiren politikalar geliştirmelidir.Yüksek düzeyde kontrol edilen çevrelerde bile dürüst olmayan çalışanlar büyük baskılar altında hile yapmaktadır.
İşletmeler işe alma sürecinde yaratıcı olmalıdır. Birçok banka potansiyel çalışanları ve müşterilerinin geçmişlerinde kredi problemi yaşayıp yaşamadıklarını anlamak için kredi raporlama şirketlerinden ya da diğer yöntemlerden faydalanmaktadır[3]. Bankaların yeni çalışanlarının ve müşterilerinin parmak izlerini aldıkları ve kanuni kayıtlarla bunları karşılaştırdıkları görülmektedir. Ayrıca işe almada dürüstlük testlerinin yapılması yine işe alma sürecinde kullanılan yöntemlerden biridir[4].
Yöneticiler kişileri işe almadan önce kendilerine “Bu kişiye güvenebilecek kadar onu tanıyor muyum?” sorusunu sormalıdır. Yapılan bir anket çalışmasının sonuçları şu şekildedir[5]:
Çalışanların %30’u iş başvurusu sırasında yalan söylediklerini kabul etmektedir.
Çalışanların %18’i özgeçmişlerinde abartma yapmaları gerektiğini düşünmektedir.
Yöneticilerin %34’ü adayların özgeçmişlerini kontrol etmemektedir.
İşletmelerin %36’sı özgeçmişlerdeki gerçek olmayan bilgilerin önemli zaman ve para kaybına neden olduğunu belirtmektedir.
Aynı çalışmada, hile suçlularının karışık geçmişlerinin olduğunu ve bunun işe alımları sırasında belirtilmediği ifade edilmektedir. Hile söz konusu olduğunda soruşturma ve yasal işlemlerin maliyetini azaltmanın en iyi yolu işe alım aşamasına daha çok zaman ve para ayırmaktır.
İşletmelerin çoğu kıdemli personeli işe alırken daha gevşek davranmaktadır. Personelin kıdemli olması ve gerekli özenin gösterilmesi derecesi arasında ters ilişki söz konusudur. Önceki işverenin gerekli kontrolleri yaparak bu kişiyi işe aldığı varsayılmaktadır. Oysa ki bu hatalı bir davranıştır.
İşletmeler her adayı baştan sona kontrol etmelidir. Kıdemli personelin hile yapmaya daha çok fırsatı olacaktır. Çünkü daha güvenli bir pozisyondadır, ödemeler ve sözleşmeler konusunda yetki sahibidirler.
Kontroller adayın tüm iş yaşamını kapsamalıdır. Bu tür bir kontrol ile adayın önceki işvereninin onu yedinci haftanın sonunda işten çıkarmış olduğu gibi bir gerçeğe ulaşılabilir.
Personel alımı sırasında sabıka kayıtları incelmesi dışında ayrıca aşağıdaki kontroller de yapılabilir:[6]
İsim ve adres doğrulama
Eğitim durumunun doğrulanması
Profesyonel kuruluşlara üyeliklerin doğrulanması
İş geçmişinin doğrulanması
Finansal durumunun kontrol edilmesi
Yöneticilik yaptığının onaylanması. Ayrıca herhangi bir ehliyetsizliğinin olup olmadığının doğrulanması
Medya ve internet araştırması.
Güvenlik kontrolleri sadece yeni işe alınan adaylara değil tüm çalışanlar genelinde yapılmalıdır. Çünkü personel yıllar önce, güvenlik kontrolleri daha nadir yapılıyorken işe başlamış olabilir ya da personelin durumu değişmiş ve finansal güçlük çekmeye başlamış olabilir. Araştırmalara göre, işletmede on yıldan uzun süredir çalışan personelin yaptığı hileler tüm hilelerin üçte birini oluşturmaktadır.Personelin işe alınması sırasında dikkat edilmesi gerekenler aşağıdaki tablodaki gibi özetlenebilir:[7]
Tablo 2
Tablo 2
Personelin İşe Alınması Sırasında Yapılması ve Yapılmaması Gerekenler
|
Yapılması Gerekenler |
Yapılmaması Gerekenler |
|
Tüm çalışanlardan detaylı başvuru formu doldurmalarının istenmesi |
Sadece adayların doldurduğu başvuru formuna güvenmek |
|
İş yaşamına ilişkin bilgilerdeki açıkların incelenmesi |
Sadece son on yılın kontrolünü yapmak |
|
Referans istenmesi ve bunların telefonla kontrol edilmesi |
“İlgili kişiye (to whom it may concern)” ile başlayan referans mektuplarını kabul etmek |
|
Tüm niteliklerin kontrol edilmesi |
Kopya sertifikaları kabul etmek |
|
Kıdemli çalışanlara kapsamlı inceleme yapılması |
Önceki işverenin tam ve uygun inceleme yaptığını farz etmek |
|
Mümkünse sabıka kaydı detaylarının elde edilmesi |
Sözlü beyanı kabul etmek |
|
Geçici ve sözleşmeli personelin kontrol edilmesi |
Personel devir hızının artışı ile yeni personelin tedariki ve onun eğitilmesi işletmeler açısından masraflı bir süreçtir. Bunu önlemenin en iyi yolu, işe alım sürecinde etkin olmaktır.
Günümüze kadar çok sayıda personel değerlendirme yöntemi geliştirilmiştir. Bunlardan birisi; Prof. Dr. Alec Rodger tarafından geliştirilen “Yedi nokta (The seven point)” yöntemidir. Bu yöntem sorularla kişinin portresini ortaya koymaya çalışmaktadır. Bu yöntem kişinin aşağıda belirtilen yedi alanını sorgulamaktadır[8]:
Fiziksel görünüm (davranış ve konuşma) Beceriler (eğitim ve deneyim)
- Zeka düzeyi
- Özel yetenek
- İlgi alanları
- Karakter yapısı
- Durumu (hayat görüşü, ev hayatı gibi)
Bu alanları içerecek şekilde sorular sorularak mülakat gerçekleştirilir ve aday değerlendirilir. Mülakat tekniği olarak adayla farklı zaman ve yerlerde görüşmeler yapılarak aday hakkında daha sağlıklı sonuçlar alınacaktır. Çünkü ofis ortamı mülakat sırasında çok formel bir yapı oluşturmakta ve aday kendisini rahat hissedememektedir. Etkin bir mülakat için[9];
- Değerlendirmede eğitimli bir mülakatçı olmalıdır. Bu insan kaynakları temsilcisi olabilir,
- İyi bir iş tanımlaması yapılmalıdır bu suretle ne yapacağını bilen personel istihdam edilmelidir,
- Konuşmacı dinlenmeli ve onun konuşması için gerekli ortam yaratılarak fikirleri öğrenilmelidir,
- Mülakata alınan kişi hakkında ön yargılı bir tutum sergilenmeden değerlendirme yapılmalıdır.
- Yapılan bu değerlendirmeler zaman ve kaynak maliyetine neden olsa da bu sayede işletmede hırsızlık ve hile olayları azalacak geleceğin maliyeti bugünden telafi edilecektir.
Personel seçiminde önemli bir unsur da referanslardır. Kişinin geçmiş performans düzeyi gelecek için en iyi göstergedir. İnsanların davranış kalıpları genç yaşlarda kazanıldığında bu önemlidir.
İşe almada kullanılabilecek bir araç da kişiye testlerin uygulanmasıdır. Uygulanan testlerde amaç kişinin gelecekteki davranış modellerini tahmin etmektir. Yapılan testlerin mülakattan farkı yaş, cinsiyet, ırk gibi değerlerde objektifliği sağlamaktır. İşe alım sürecinde birçok test çeşidi mevcuttur[10]. Psikometrik (psychometric) testler son derece etkilidir. Bu tür testler sayesinde kişinin[11];
- Yeteneği değerlendirilir,
- İş performansı ölçülür,
- Kişilik analizi yapılır.
Kişiler işe alındıklarında onlara neyin kabul edilebilir, neyin kabul edilemez olduğunu, birinin hile yapması durumunda nasıl sorunlar yaşayabileceklerini, hile yapan birini fark ettiklerinde nasıl davranmaları gerektiğini öğreten çalışan bilinçlendirme programlarına katılmalarını sağlamak gerekmektedir. Ayrıntılı bilinçlendirme programları çalışanları hilenin ne kadar maliyetli olduğu konusunda bilinçlendirecektir.
Hakkı ŞEKER
SMMM
Kaynak: www.bdTurkey.com
(Bu makale kaynak göstermeden yayınlanamaz. Kaynak gösterilse dahi, makale aktif link verilerek yayınlanabilir. Kaynak göstermeden ve aktif link vermeden yayınlayanlar hakkında yasal işlem yapılacaktır.)
[1] Albrecht ve Albrecht, s.86.
[2] Çalışanlar için geliştirilen ve kısaca EAPs (Employee Assistance Programs) olarak adlandırılan
çalışanlara yardım programları gevşeme yöntemleri, biyolojik geri bildirim (biofeedback) yöntemleri ve algılama becerilerini kapsamakta olup, bu yöntemler sonucunda çalışanlardaki strese ilişkin belirtilerin azaldığı saptanmıştır. Aslında bu tür programlar, stresin nedenlerini ve kaynaklarını ortadan kaldırmamakta, ancak çalışanlara stresli durumla nasıl başa çıkmaları gerektiğini öğretmektedir. Bu stratejiler, çalışanların işyerindeki stresin sonuçlarından daha az etkilenmelerine ve bireylerin stresle daha kolay mücadele etmelerine yardım eder. Sonuçta olumsuz stres faktörlerini olumlu hale dönüştürerek çalışanların iş yaşamlarında mutlu olabilmelerini sağlamak mümkündür. (Serpil Aytaç, “İşyerinde Kronik Stres Kaynakları”, http://www.isguc.org/arc_view.php?ex=117, [03.11.2005].)
[3] Albrecht ve Albrecht, s.86.
[4] Albrecht ve Albrecht, s.87.
[5] Durant, http://www.acfe.com/fraud/view.asp?ArticleID=307.
[6] Durant, http://www.acfe.com/fraud/view.asp?ArticleID=307.
[7] Durant, http://www.acfe.com/fraud/view.asp?ArticleID=307.
[8] Michael J. Bloomquist ve Brian H. Kleiner, “How to Reduce Theft and Turnover Through Beter Hiring Methods”, Management Research News, Vol. 23, No. 7/8, 2000, s.80
[9] Bloomquist ve Kleiner, s.80
[10] Bloomquist ve Kleiner, s.81.
[11] Bloomquist ve Kleiner, s.82.
